Verification: b9051b75419a4366

System IT na zamówienie krok po kroku

Kluczowe elementy współpracy z dostawcą

Szukasz konkretnych funkcjonalności, które wsparłyby procesy w Twojej firmie, ale żadne z dostępnych, pudełkowych systemów IT nie są dokładnie tym, czego potrzebuje Twoja organizacja? System „uszyty” na zamówienie będzie najlepszym rozwiązaniem, ale tylko wtedy, gdy odpowiednio przygotujesz do inwestycji zarówno firmę, jak i dostawcę systemu. Dowiedz się, jak krok po kroku przygotować się do tego procesu i uniknąć najczęstszych błędów przy zlecaniu systemu IT zewnętrznej firmie typu software house.

– Pierwszą, najistotniejszą kwestią jest jasne i konkretne zdefiniowanie potrzeby biznesowej – stwierdza Krzysztof Rusek, IT senior consultant Software House. – Oznacza to, że trzeba precyzyjnie określić, jakie korzyści ma przynieść wdrożenie systemu IT. Czy ma to być wzrost efektowności, czy też optymalizacja zysku przez wzrost przychodów dzięki minimalizacji kosztów. Tutaj potrzebny jest konkret, z którego na samym końcu można rozliczyć dostawcę.

Ten etap to „zadanie domowe”, które firma powinna odrobić wewnętrznie, choć dobry kontrahent pomoże w poprawnym zdefiniowaniu celów. Dobrym pomysłem jest zadanie konkretnych pytań, dzięki którym dobrze poznamy własne oczekiwania: jakie to rozwiązanie ma cel, czemu będzie służyło, jaką wniesie optymalizację, wartość biznesową, gdzie podniesie efektywność. Może się oczywiście zdarzyć, że od początku wiemy, czego chcemy, albo również dobrze dostawca systemu pomoże nam dookreślić na czym tak naprawdę nam zależy. Najważniejsze, aby dając zielone światło na inwestycję, dokładnie wiedzieć dokąd zmierzamy i mówić o celu tym samym językiem co nasz zleceniobiorca. Tylko wtedy unikniemy sytuacji, w której finalny efekt nie spełni naszych oczekiwań.

Wspólny język to zresztą kluczowa kwestia. Biorąc pod uwagę, że projekt dotyka najczęściej różnych działów firmy, które mogą mieć odmienne priorytety, bardzo istotne jest świadome zarządzanie komunikacją w projekcie oraz umiejętne zarządzanie zmianą przez szefostwo. Bez tego elementu narażamy się na sytuację, w której wdrożenie będzie mieć zbyt niski priorytet w organizacji i będzie napotykać na niepotrzebne przeciwności ze względu na brak zaangażowania niezbędnych osób. Podobne znaczenie ma określenie wpływu projektu na życie firmy. Projekt będzie bez wątpienia obciążał poszczególne osoby, więc jeśli nie mają go traktować jak koła u wozu, musimy to uwzględnić. Szanse i ryzyka trzeba zresztą świadomie zidentyfikować i wpisać je w realizację projektu, aby odpowiednio się do nich przygotować. Na pewno nie przewidzimy wszystkich, ale im mniej sytuacji nam zaskoczy, tym lepiej.

Jakich błędów nie popełnić zlecając system IT zewnętrznej firmie? Obejrzyj nagranie ze spotkania praktyków

Kto będzie dobrym szefem projektu?

Po odrobieniu „zadania domowego” możemy przejść do analizy ekonomicznej, określenia biznesplanu i potencjalnego zwrotu z inwestycji oraz wstępnego szacowania kosztów. Na tym etapie powinniśmy wybrać właściciela projektu i zespół projektowy. Najlepiej, aby wyznaczyć w firmie szefa projektu – osobę odpowiedzialną za kontakt z dostawcą systemu, która z kolei będzie komunikować się z poszczególnymi działami. Tylko w ten sposób unikniemy wewnętrznych, często sprzecznych nacisków na dostawcę systemu.

Najlepiej, aby na potrzeby projektu ustalić całą strukturę organizacyjną, która pozwoli nam w jasny sposób przydzielić odpowiedzialności poszczególnym osobom oraz kompetencje, które nie muszą się wcale pokrywać z ogólną strukturą organizacyjną w firmie. Unikniemy dzięki temu sytuacji, w której szef projektu będzie mieć problem z egzekwowaniem zadań od osoby, której na co dzień podlega. Dlaczego? Błędem jest założenie, że szefem projektu musi być osoba, która na co dzień również szefuje. Nowy projekt, realizowany ponaddziałowo, wymaga szefa z bardzo konkretnymi kompetencjami. Mniej istotne są tu kompetencje techniczne, a bardziej analityczne i interpersonalne. Szef projektu musi być po prostu osobą, która potrafi pogodzić interesy różnych działów, wyłuskać ze sprzecznych oczekiwań te, które są najlepsze dla organizacji i umiejętnie komunikować je zainteresowanym. Bez podejrzeń o stronniczość. Świeżość spojrzenia będą mieć z pewnością stosunkowo nowe osoby w zespole. Im bardziej zróżnicowany zespół zbudujemy, tym lepiej…

 Częstym błędem jest delegowanie na szefa projektu informatyka, którzy doskonale rozumie projekt od strony technicznej, ale nie potrafi sprzedać go w organizacji albo wręcz pracuje nad nim w tak sposób, że świetnie spełnia oczekiwania działu IT, ale tylko działu IT. W tym momencie rozpoczyna się wewnętrzny bojkot, który może zdecydować o fiasku całego przedsięwzięcia  – stwierdza Michał Jaremek, członek zarządu RITS. – Osoba z wysokimi kompetencjami interpersonalnymi jest więc bardzo wskazana.

Doświadczenie doświadczeniu nierówne

Kolejny krok to analiza systemowo-biznesowa. Na tym etapie powstaje zarys projektu, wiemy już ile będzie on kosztował i ile zajmie czasu jego powstawanie. Warto przeanalizować jak wyobrażamy sobie, że system będzie działał, jakie obszary powinien zabezpieczać proces, do czego ma służyć, jak będzie realizowany, kto z pracowników i klientów będzie z niego korzystać. Bardzo dobrze, jeśli podczas współpracy z potencjalnym dostawcą dochodzi do wymiany doświadczeń. Specjaliści dostawcy, szczególnie jeśli mają doświadczenie w podobnych wdrożeniach, mogą podpowiedzieć jakie funkcjonalności będą adekwatne do naszych potrzeb. To jeden z czynników, które należy uwzględnić decydując o firmie, która przygotowuje dla nas system. I o ile zwykło się mówić, że najistotniejsze jest doświadczenie dostawcy w podobnych wdrożeniach, to jeszcze ważniejsze okazuje się doświadczenie konkretnych specjalistów, których dostawca deleguje do naszego projektu. Nie trudno wyobrazić sobie sytuację, w której firma szczyci się doświadczeniem w realizacji podobnych projektów, ale delegowani specjaliści wręcz przeciwnie… Warto to sprawdzić.



– Systemy IT przygotowane przez firmy typu software house  nie są gotowymi rozwiązaniami dostępnymi na półce. Przygotowywane są na indywidualne zamówienie, dokładnie pod potrzeby klienta. Taka opcja pozwala stworzyć rozwiązanie idealnie dostosowane do potrzeb, bazujące na wiedzy i doświadczeniu – Krzysztof Rusek, IT senior consultant.

Druga ważna kwestia to wielkość firmy, która dostarcza nam system. Tutaj należy pamiętać, że im lżejsza struktura po stronie dostawcy, tym bardziej efektywny zespół… i tym bardziej zależy mu na naszym kontrakcie. W dużych firmach jesteśmy tymczasem jednymi z wielu. I ostatni element – podejście zespołu przygotowującego dla nas analizę systemowo-biznesową. Na tym etapie możemy się przekonać, czy mamy do czynienia z profesjonalistami czy wręcz przeciwnie. Powinniśmy zwrócić uwagę przede wszystkim na przygotowanie procesu wytwórczego czy narzędzia, jakich używa nasz potencjalny dostawca.

To te czynniki, oprócz ceny, powinniśmy uwzględnić decydując o wyborze firmy. Jeśli tego nie zrobimy, faktyczne koszty wdrożenia mogą nas finalnie bardzo negatywnie zaskoczyć.

Ufaj, ale sprawdzaj

Myli się ten, kto uważa, że po wybraniu firmy wystarczy już tylko czekać na finalny efekt. Nadzór nad realizacją projektu jest nie do przecenienia. Ale zdrowy nadzór… Nie taki, który będzie paraliżował dostawcę i ograniczał jego działania, ale pozwalał eliminować potencjalne błędy czy rozbieżności oczekiwań. Przyda się tutaj wypracowanie takiego systemu raportowania, który pomoże nam czuwać nad jakością. Należy więc ustalić zasady, według których będziemy kontrolować postępy w przygotowywanym projekcie i ustalić pełen harmonogram prac, który będzie można weryfikować. Jeśli korzystamy z metodyki Scrum, rozpisujemy wówczas sprinty, co oznacza, że  harmonogram jest iteracyjny i walidowany w  krótkich odstępach czasu. Dobrą praktyką jest przeprowadzanie cząstkowych pilotaży, dostarczanych przez dostawcę oprogramowania, które należy dobrze przetestować. Nigdy nie należy czekać na finalny efekt. Jest niemal niemożliwe, żeby taki system spełniał nasze oczekiwania, a niezbędne zmiany na pewno obciążą nam dodatkowymi kosztami. Nie tylko finansowymi, ale także czasu. A ten bywa czasem bardziej dotkliwy niż nieprzewidziane wydatki.

Generalnie podczas odbioru projektu należy sprawdzić, czy spełnione zostały wszystkie nasze kryteria, a także oczekiwania biznesowe. Najpierw oprogramowanie trafia do właściciela biznesowego po stronie klienta, a następnie do działu IT. Dopiero po testach przez użytkowników końcowych właściciel biznesowy może oficjalnie zaakceptować program.

Ostatni, ale bardzo ważny krok we współpracy z dostawcą to obsługa powdrożeniowa, którą trzeba zawsze dobrać racjonalnie do potrzeb. Nawet jeśli dostawca deklaruje szybką, natychmiastową reakcję na błędy, być może nie ma sensu z niej korzystać, jeśli dłuższy termin nie sparaliżuje działania firmy. Przepłacamy wtedy za utrzymanie dostawcy w gotowości, choć nie jest to wcale niezbędne. Ustalenie optymalnych parametrów reakcji będzie więc bardzo pomocne i pozwoli nam dobrać odpowiedni poziom supportu. Niekoniecznie taki, który proponuje dostawca, ale takie, którego naprawdę potrzebujemy.

 

Warsaw, February, 17, 2021, RITS Press Office

MOŻE CIĘ TAKŻE ZAINTERESOWAĆ

Windows na Liberię

Liberia - małe państwo położone w zachodniej części Afryki zamieszkałe przez nieco ponad 4,5 miliona osób. Różni się od państw europejskich pod wieloma względami m.in. występują tam tylko dwie pory...

Read More

Zbuduj zaufanie w niepewnych czasach

Pandemia przeorganizowała struktury wielu firm. Sprawiła, że organizacje, które jeszcze do niedawna nie wyobrażały sobie by mogło zabraknąć stacjonarnie pracowników w biurze musiały przejść na zdalny model pracy. Zmiany te...

Read More

RITS dołączył do SODA

SODA (Software Development Association Poland) to związek pracodawców usług IT, którzy przez wspólne działania wspierają wzajemną promocje i rozwój w tworzeniu najlepszych standardów w branży. Od niedawna również RITS dołączył...

Read More

Expert Day

EXPERT DAY to cykliczne spotkania organizowane przez RITS dla naszych programistów. Każde z nich będzie inne, niepowtarzalne. Inni goście, inny temat i dyskusja. To co pozostaje niezmienne to wymiana myśli,...

Read More
RITS Warszawa, Polska

ul. Wołoska 9
Platinium Building I
02-583 Warszawa, Polska

RITS Wrocław, Polska

ul. Powstańców Śląskich 7A
GTC Globis, 1 piętro
53-332 Wrocław, Polska

RITS Hanoi, Wietnam

107 Nguyen Phong Sac Street
Detech 2 Building, 9 piętro
Cau Giay District
Hanoi, Wietnam

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI
Wypełnij krótki formularz kontaktowy, abyśmy poznali Twoje potrzeby i mogli odpowiedzieć na Twoje pytania