Verification: b9051b75419a4366

Zbuduj zaufanie w niepewnych czasach

Jak pracować, komunikować się i zawierać umowy na odległość

Pandemia przeorganizowała struktury wielu firm. Sprawiła, że organizacje, które jeszcze do niedawna nie wyobrażały sobie by mogło zabraknąć stacjonarnie pracowników w biurze musiały przejść na zdalny model pracy. Zmiany te spowodowały również transformację wielu procesów biznesowych. Brak spotkań, negocjacji umów i możliwości fizycznego przekazywania dokumentacji i składania podpisów stało się niezbitym argumentem do wdrożenia zmian i  przystosowania się do nowej, elektronicznej rzeczywistości. Wiele firm poszło za ciosem i aktualnie nie wyobrażają sobie funkcjonowania właśnie bez elektronicznego podpisu czy cyfrowego obiegu dokumentów.

Pierwszy lockdown wprowadzony jeszcze w kwietniu 2020 można porównać do eksplozji bomby atomowej. Zaskoczenie, chaos i dysorganizacja. Nikt wówczas nie planował jak będzie wyglądała przyszłość. Zamknięcie gospodarki i zmiana dotychczasowych nawyków miało trwać kilka dni, być przejściowym okresem, w którym poznamy skalę zagrożenia. Z dzisiejszej perspektywy wiemy, że nie byliśmy na taki scenariusz przygotowani. 

Bill Gates podczas kilkuminutowego wykładu z 2015 roku przestrzegał, że ludzkość nie jest gotowa na pandemie wirusa, a ona będzie czymś nieuchronnym w najbliższym czasie. 

– Jeśli coś zabije 10 mln ludzi w ciągu najbliższych dekad, najprawdopodobniej będzie to wysoce zakaźny wirus, a nie wojna. Nie pociski, a mikroby – mówił podczas wystąpienia. 

Wówczas można było zastanowić się ile procesów zachodzi przez fizyczny kontakt między ludźmi. Uściśniecie dłoni, spotkanie, przekazanie dokumentacji. Gdy nagle musieliśmy z tego zrezygnować przerwaliśmy ten łańcuch. Zmienić system pracy opracowany przez Roberta Owena, pamietający XIX wiek i rewolucję przemysłową było niezwykle ciężko. Dopiero pandemia Covid 19 przyczyniła się do nagłej zmiany naszych zachowań. 

Co dalej? 

Według badań zleconych przez roku Gumtree.pl na początku 2020, tuż przed wybuchem pandemii, około 10% pracowników biurowych przyznała, że ma możliwość wykonywania swoich obowiązków całkowicie zdalnie. Około 30% respondentów ma możliwość okazjonalnego wykorzystywania home Office. Covid zmienił te statystyki diametralnie. Od roku, aż 75% pracowników biurowych przeszło na pracę zdalną. 40% pracuje całkowicie zdalnie, a ponad 30% w systemie mieszanym. 

Wiele na to wskazuje, że ten ostatni model pracy zdalnej zostanie z nami po pandemii. Firm deklarują w najbliższej przyszłości wprowadzenie docelowego modelu pracy hybrydowej, czyli 2 dni z domu, 3 dni z biura lub odwrotnie. Przykład idzie od dużych, międzynarodowych organizacji. Salesforce ogłosiło, że dzień pracy w godz. 9.00-17.00 umarł. Pracownik będzie miał większą dowolność w organizowaniu swoich obowiązków oraz kalendarza spotkań. Tym samym przedsiębiorstwo dołączyło do grona takich marek jak Facebook czy Microsoft, które w odpowiedzi na pandemię koronawirusa ogłosiły stałe zasady pracy z domu. 

Praca zdalna ma zarówno swoje plusy, jak i minusy. 

– Podczas rozmów z kandydatami można także zauważyć, że brakuje im kontaktu z współpracownikami, wspólnej herbaty w kuchni, czy wyjścia na lunch – zauważa Aleksandra Filipek konsultant SSC/BPO w Relyon Recruitment.  

Linkedin zauważył w swoim podsumowaniu roku również tą jasną stronę pracy z domu. Jedną z największych korzyści jest brak dyskryminacji osób niepełnosprawnych i brak ograniczeń terytorialnych dla potencjalnych nowych pracowników, a to w wielu branżach, gdzie liczba wykwalifikowanych specjalistów jest niewielka, bardzo istotna zaleta. Niedawno opublikowane badania Deloitte pokazują, że możliwości częstszej pracy zdalnej po zakończeniu pandemii spodziewa się aż 62% pracowników w Europie i 57% w Polsce. To będzie jeden z podstawowych benefitów i kart przetargowych firm. W związku z tym, że praca zdalna zostanie z nami już na zawsze, warto się do niej odpowiednio przygotować. 

Jak oswoić pracę zdalną? 

Jednym z ciekawszych rozwiązań na rynku jest DocuSign, usługa cyfrowego obiegu dokumentacji i podpisu cyfrowego. Umożliwia ona bez spotykania się w cztery oczy podpisywanie dokumentów, przeglądanie ich i opiniowanie. Platforma jest w pełni bezpieczna, podpis wiążący prawnie, a przekazywanie dokumentacji niezwykle sprawne. 

Platformy takie jak DocuSign dają nam szansę na zdalne podpisywanie umów nowych pracowników czy podpisywanie poufnych dokumentów bez wychodzenia z domu. Korzystając z platformy możemy złożyć wniosek o urlop czy delegację. Odpowiednio ustawiony schemat procesowania dokumentacji pokieruje odpowiednio naszym podaniem i zbierze wszystkie wymagane podpisy.  Po zakończeniu wszystkich etapów otrzymamy kompletne, podpisane przez wszystkie strony pismo. Wykorzystując Dokusign mamy możliwość wysłać, z prośbą o akceptację, nasze zestawienie czasu pracy.  Po akceptacji dokument może trafić bezpośrednio do księgowości. Istnieje również możliwość bezpośredniej wysyłki dokumentacji z różnych działów firmy bezpośrednio do pracownika. Takie rozwiązanie znacznie skraca nie tylko obieg dokumentów, ale jednocześnie ujednolica formę przekazywania korespondencji. Takie dokumenty jak np. roczne zestawienie PIT czy RMUA również mogą być przekazane przy wykorzystaniu platformy DocuSign. Porces taki możemy zabezpieczyć np. poprzez identyfikację osób uprawnionych do odczytu poprzez podanie kodu SMS czy poprzez skanowanie dokumentów tożsamości. Potrzeba wysłania korespondencji masowej do wszystkich pracowników z potwierdzeniem zapoznania się z informacją równie jest możliwa przez DocuSign.  System przechowa dla nas takie informacje jak: data wysłania dokumentu, data otwarcia dokumentu oraz jego akceptacji.

Jak widzimy platformy takie jak DocuSign nie ograniczają się jedynie do funkcjonalności podpisywania dokumentów w wersji elektronicznej przy wykorzystaniu podpisów elektronicznych. Umożliwiają one również generowanie powiadomień np. do partnerów biznesowych, uzyskiwanie potwierdzeń w przypadku procesów, które wymagają przeczytania i zgody przez pracowników czy klientów. Ponadto zabezpieczają nasze procesy dzięki możliwości autoryzacji i identyfikacji osób, biorących udział w procesie oraz są jednocześnie naszym repozytorium danych, do którego możemy wracać w sytuacjach, gdy chcemy szukać interesujących nas informacji takich jak data podpisania określonego dokumentu, pobranie finalnej wersji podpisanego pisma, sprawdzenie historii przebiegu danego procesu czy metod autoryzacji/identyfikacji, jakie zostały w danym procesie zastosowane – podsumowuje Adam Fronc, DocuSign Pre-Sales Solutions Engineer.

Warto dmuchać na zimne

O rozwiązaniach opartych o outsourcing specjalistów już wspominaliśmy wielokrotnie w innych artykułach. Tym razem nie będziemy analizowali kwestii finansowych i generowania oszczędności wykorzystując to rozwiązanie. Skupimy się na zabezpieczeniu zasobów ludzkich. Outsourcing zespołów czy procesów gwarantuje pozytywne ukończenie projektu bez względu na niesprzyjające okoliczności. Nagłe zamkniecie biura czy niedyspozycja losowa pracownika nie będą miały większego wpływu na całość procesu. 

– Możemy jako RITS dostarczyć zespół pod wyznaczone kompetencje i role do pracy bezpośrednio w biurze klienta, dostarczyć zespół z naszego biura z Polski i Wietnamu, lub specjalistów pracujących zdalnie dla klienta. Ta ostatnia opcja jest na pewno najbardziej ekonomiczna – mówi Dawid Sztyk Business Unit Director RITS. 

Dysponując rozwiązaniami, które mogą sprawnie zostać wykorzystane w nagłych okolicznościach, usprawniając procesy lub eliminując czynniki ryzyka, w znacznym stopniu zabezpieczamy ciągłość swoich projektów. Wykorzystując elektroniczny obieg dokumentacji i podpis elektroniczny eliminujemy elementy, które mogą opóźnić lub uniemożliwić zakończenie procesu. Warto już teraz przygotować się do nowej rzeczywistości i wprowadzać rozwiązania.

Chcesz usprawnić pracę zdalną w Twojej firmie? Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach jakie daje platforma DocuSign? Dobrze trafiłeś! Weź udział w webinarium z ekspertami, którzy odpowiedzą na każde Twoje pytanie.

 www.online.trioconferences.pl/digitalworkflow

 

WSZYSTKIE NEWSY

RITS w gronie firm Clutch 100

„Z przyjemnością ogłaszam, że RITS dołączył do Clutch 100!” – mówi – Paweł Olejniczak, VP Sales RITS. „To dla nas ważne osiągnięcie, które udało nam się osiągnąć w ciągu roku...

Czytaj więcej

Windows na Liberię

Liberia - małe państwo położone w zachodniej części Afryki zamieszkałe przez nieco ponad 4,5 miliona osób. Różni się od państw europejskich pod wieloma względami m.in. występują tam tylko dwie pory...

Czytaj więcej

Zbuduj zaufanie w niepewnych czasach

Pandemia przeorganizowała struktury wielu firm. Sprawiła, że organizacje, które jeszcze do niedawna nie wyobrażały sobie by mogło zabraknąć stacjonarnie pracowników w biurze musiały przejść na zdalny model pracy. Zmiany te...

Czytaj więcej

RITS dołączył do SODA

SODA (Software Development Association Poland) to związek pracodawców usług IT, którzy przez wspólne działania wspierają wzajemną promocje i rozwój w tworzeniu najlepszych standardów w branży. Od niedawna również RITS dołączył...

Czytaj więcej
RITS Warszawa, Polska

ul. Wołoska 9
Platinium Building I
02-583 Warszawa, Polska

RITS Wrocław, Polska

ul. Powstańców Śląskich 7A
GTC Globis, 1 piętro
53-332 Wrocław, Polska

RITS Hanoi, Wietnam

107 Nguyen Phong Sac Street
Detech 2 Building, 9 piętro
Cau Giay District
Hanoi, Wietnam

SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI
Wypełnij krótki formularz kontaktowy, abyśmy poznali Twoje potrzeby i mogli odpowiedzieć na Twoje pytania